【公式】ソレイユのファクタリングサービス

ファクタリングで売掛金などを譲渡・売却する場合は申し込み先に必要書類を提出しなければいけません。具体的にどのような書類の準備が必要になるのでしょうか。
この記事ではファクタリングを使うために準備が必要な書類について解説します。
また、請求書のみで資金調達できるかなども説明しますので、「これからファクタリングを使いたい」という経営者や経理担当の方はぜひ参考にしてください。

書類の準備で利用できるファクタリングとは？

ファクタリングとは最短即日で資金調達できる方法になります。
融資やローンなどの同じように、会社・個人事業主・法人・病院などの資金調達方法として使われているのがファクタリングです。

ファクタリングは債権の支払い日前の資金化である

ファクタリングとは売掛金などを支払い日の前に譲渡・売却するサービスのことです。
A社との取引で生じた売掛金の支払い日が2024年3月末日になっていたとします。支払いを受ける側の事業者であるB社は資金繰りのため、支払い日の前に現金が必要でした。
B社はA社との売掛金を支払い日前にファクタリング会社へ売却し現金を作りました。このように債権を譲り渡すことで現金を確保する方法がファクタリングなのです。

ファクタリングでは書類の準備と提出が必要

売掛金などをサービスの提供先に売却するためには、契約や債権の内容について分かる書類などを準備しなければいけません。準備した書類を受け取ったファクタリング業者側が「買取可能か」を審査し、特に問題なければ資金化の手続きを進めるという流れになります。
ファクタリングを使う以上は書類の準備と提出が必要です。

債権の譲渡・売却で必要書類を提出するタイミング

ファクタリングによる売掛金などの譲渡・売却は次のような流れで進みます。

1.まずはファクタリング業者選びをする
2.申し込み先を選んだら必要書類などを確認して準備する
3.サービスの提供先に債権の譲渡・売却を申し込む
4.売掛金などの譲り渡しについて審査を受ける
5.審査結果と譲渡・売却の条件が提示される
6.譲渡・売却の条件を確認して契約を結ぶ
7.売掛金などを申し込み先に譲り渡し売却金を受け取る

ファクタリングの手続きで証明書や書面 を提示するのは、申し込みや契約のタイミングです。
まずは審査に必要な書類を申し込み時に提出し、いざ契約という段階になったらさらに書類を追加で提出する場合もあれば、申し込みの際にまとめて提出する場合もあります。
ファクタリング業者によっても違ってきますので、手続きの際に確認してください。

ファクタリングで準備すべき必要書類は10種類

債権の譲渡 ・売却による資金調達の際に提出を求められるのは次のような書類です。

・本人確認書類
・履歴事項全部証明書
・印鑑証明書
・納税証明書
・請求書
・発注書や納品書など
・決算書あるいは確定申告の書面
・通帳のコピー
・契約書
・残高試算表

なお、業者によって必要になる書類が異なります。
たとえばA業者は10種類の必要書類すべての提出を求めましたが、B業者の場合は3種類の書類だけ提出すればサービスの利用が可能でした。このように、業者によって準備すべき必要書類が変わってきます。
ファクタリングを使う際は、まずは申し込み先の業者が提出を求める書類の数や種類を確認してください。
提出不要な必要書類まで準備してしまうと、時間や労力の無駄になってしまいます。

①運転免許証などの本人確認書類（身分証明書）

ファクタリングの利用時は運転免許証などの本人確認書類（身分証明書）などが必要になります。法人がサービスを利用する際は経営者などの代表者の証明書を提出しなければいけません。
この証明書に関しては基本的にどの申し込み先も提出を求めると考えた方が良いでしょう。勝手に経営者などの代表者を語って債権を譲渡・売却する可能性があるからです。

②事業者の履歴事項全部証明書

ファクタリングでは履歴事項全部証明書を求められることも多いと言えるでしょう。
法人の証明書（登記簿謄本）には履歴事項全部証明書の他に現在事項証明書や閉鎖事項証明書などがあります。申し込み先に渡す際に登記簿謄本の種類を間違えないよう注意が必要です。ファクタリングで売掛金などを売買する際に「登記簿謄本を出してください」と言われたら、履歴事項全部証明書のことだと考えてください。
履歴事項全部証明書にはサービスを利用する側の法人・会社の情報が記載されています。ファクタリング業者は自サービスを利用する法人・会社の情報をチェックするために登記簿謄本を出して欲しいと求めるわけです。

③代表者や事業者の印鑑証明書

ファクタリングで売掛金などを現金化するときは代表者や法人の印鑑証明書を求められます。法人・会社の場合は経営者などの代表者の実印と印鑑証明書の他に、法人・会社の実印と印鑑証明書も出すことになります。
申し込みの際に出すことになっている場合は、早めに準備しておきましょう。特に印鑑証明書は取得に時間がかかることがあるので、早めの準備が重要です。

④税金の納税証明書

税金を確かに払っていると確認できる書面を要求されることもあります。
ファクタリングでは基本的に申込者の税金滞納などはあまり関係ありません。よって、税金を納めているかどうかの確認書面はあまり求められることはありません。サービスの性質が債権の譲渡・売却なので、税金を滞納していても特に債権内容・契約に影響がないからです。むしろ支払い側である取引先の税金滞納や信用度が問題になります。
ただ、申込者が税金を滞納していると債権を差し押さえるリスクがあることから、例外的に「参考にしたいから出して欲しい」と言ってくるファクタリング会社もあります。

⑤取引先への請求書

ファクタリングの利用時には基本的に請求書の準備が必要です。
現金化したい債権に関する取引の請求書については、ファクタリングの申し込みの際に準備しておくようにしましょう。

⑥発注書や納品書など取引の資料

取引内容が読み取れる発注書や納品書などの書面の準備を求められることもあります。
これらの書面は具体的な取引の内容を裏付ける証拠・エビデンス的な書類になります。請求書とセットで準備しておくとスムーズです。

⑦法人・会社の決算書（個人事業主の確定申告の書類）

法人・会社がサービスに申し込む際は決算書を準備します。個人事業主に決算書はありませんので、確定申告の書類が必要です。
決算書や確定申告の書面は事業を行っていること、そしてビジネス上の取引があることの裏付け・資料になります。
なお、起業後すぐに売掛金などを現金化する場合は、「決算書がない」というケースも少なくありません。決算書や確定申告の書面が準備できない場合は、前もって申し込みを検討しているファクタリング会社に相談しておいてください。

⑧通帳のコピーなど取引の明細

通帳を見れば入金状況や相手先が遅延なく支払いをしているかなどがわかります。入金・支払い・取引の状況をチェックするための書類として、ファクタリングでは通帳のコピーを「提出してください」と言われることが少なくありません。

⑨取引先との契約書

取引先との基本契約書の準備を求められることがあります。基本契約書は「どのようなビジネス（取引）をしているか」「取引をどれだけ続けているか」などがわかる書類です。
ファクタリングの場合、継続的ではない取引の債権で申し込むと、サービスの提供先が「お金が必要で架空の取引をしたのではないか」「ビジネスの相手方はしっかり支払いをしてくれるのか」と不安を感じます。したがって、こういった書面でビジネスの状況を把握するわけです。

⑩売掛金の状況がわかる残高試算表

残高試算表とは法人・会社の勘定科目ごとの状況をまとめた書類になります。この書面をチェックすることで、月末や期末の時点での法人・会社の勘定科目や売掛金がどうなっているか確認可能です。
多くのファクタリング会社は残高試算表の準備を求めません。ですが、一部のサービス提供先に関しては準備を求めてくることがあります。

ファクタリングは請求書のみを準備書類にして利用できる？

売掛金などの 売却は基本的に請求書のみではできません。ただ、例外的に3つのケースでは請求書のみの準備でファクタリングが利用できる可能性があります。

・申し込み先が請求書のみで利用していると定めているケース
・継続的に同じ業者を利用しており、業者側が「請求書のみで良い」と言っているケース
・同じ取引先と継続的にビジネスをしているケース

A社と継続的に取引しており、過去に何度もA社との売掛金を同じサービスの提供先に譲渡・売却していました。このようなケースでは「継続的な取引だから（同じ内容の取引だから）」「何度も現金化しているから」「信頼できるから」などの事情により、請求書のみで手続きを進めてくれるケースがあります。
基本的に請求書のみを準備書類にはできませんが、例外的に認められるケースもあるということです。

ファクタリングの提出書類を準備するときの注意点

ファクタリングの手続きに必要な各種の書面を提出する際は注意したいポイントがあります。注意すべきポイントは次の6つです。

サービスのメリットとデメリットを理解して使う

ファクタリングに必要な証明書や書面などを準備する前に、まずは「本当にファクタリングがニーズに合っているか」「メリットやデメリットは」などを考えることをおすすめします。
多額の資金が必要な場合は融資が向いているケースもあります。加えて、ファクタリングをはじめとした各種の資金調達方法にはメリットとデメリットがあるため、「資金の調達ニーズに合っていなかった」「デメリットが気になる」というケースも考えられるのです。
提出すべき証明書や書面の準備にすぐに着手するのではなく、まずはファクタリングのサービス内容やメリット、デメリット、ニーズに沿っているかなどをしっかり把握してください。

業者ごとに準備すべき提出書類を確認しておく

今回の記事で紹介した10種類の書面や証明書は、すべての業者が提出を求めてくるわけではありません。申し込み先によっては3種類出せば良い場合もあれば、ほぼ10種類の証明書や書面を出して欲しいと言ってくる業者もあります。
サービスの提供先によって出すべき証明書や書面が違いますので、手続きの際には忘れずにチェックしておいてください。準備はチェック後の方が効率的かつ無駄なく行えます。

書類の準備をする際は不備がないかチェックしておく

ファクタリング会社に出す書面などを準備する際は記入漏れなどの不備がないかチェックしておいてください。
不備があれば差し戻しになり、それだけ資金調達完了まで時間がかかってしまいます。また、不備を是正できないと審査落ちのリスクや、利用を断られるリスクも高くなってしまうのです。
書面をただ準備するだけでなく、不備のチェックも同時に行うことをおすすめします。

準備した書類の提出方法も確認しておくことが重要

準備した書面はそのまま出して欲しいという業者もあれば、データとして取り込んでアップロードして欲しいという業者もあります。ファクタリング会社によって提出方法が異なります。書面を準備するときは、「どのように出すのか」も確認しておきましょう。

手数料や申し込みの条件などもチェックしておく

ファクタリングの際に重要なのは準備書面だけではありません。手数料や利用条件なども大切なポイントです。
準備すべき書面のチェックだけで終わらず、手数料や利用条件などもしっかり確認しておいてください。手数料や利用条件は審査パスや実際に調達できる資金にも関わる重要なポイントです。

提出書類だけでなく受け取る書類も忘れない

ファクタリングの手続きの際は証明書や書面を出すだけでなく、契約書など業者側から受け取る書類もあります。
契約書などサービスの内容や契約の証明になる書面をしっかり受け取ることはトラブルを避けるためにも重要なポイントです。書面や証明書を出すことだけに気を取られず、受け取る方も忘れないようにしましょう。

ファクタリングで必要書類とは？準備の際の注意点などのまとめ

ファクタリングで売掛金などを譲渡・売却するときに準備するのは請求書や決算書などです。ただ、申し込み先によって準備すべき書類が違ってきますので、事前に確認が必要です。
準備すべき必要書類が分からない場合は、スムーズな資金調達のためにも、事前にファクタリング会社へ問い合わせておくことをおすすめします。